Во склоп на Службата за административни и помошно-технички работи функционираат 2 оддели и тоа :
<<<<< Оддел за административни работи и управување со човечки ресурси >>>>>
<<<<< Оддел за помошно-технички работи >>>>>
Службата за административни и помошно-технички работи е надлежна за обезбедување на сите административни и помошно - технички работи потребни за квалитетно извршување на работите во Установата и тоа :
- врши работи за канцелариско и архивско работење,
- изработка на План за архивски знаци,
- се грижи за доследно спроведување на законските и подзаконските прописи од областа на канцелариско и архивско работење,
- води евиденција на печатите и штембилите на установата, нивно чување, ставање во употреба, предавање на овластеното лице, ставање вон употреба и нивно ништење,
- врши прием, прегледување, распоредување, заведување, доставување во работа, испраќање, разведување и класификација на актите, како и архивирање,
- се грижи за чување, стручно одржување и обезбедување на архивскиот материјал од оштетување, уништување, изчезнување,
- обезбедува и врши умножување и печатење на документи потребни за извршување на надлежностите од службата,
- врши работи од областа на односи со јавноста и на транспарентното работење на установата,
- учествува во подготвувањето на Годишната програма за работа и на Годишниот извештај за работа,
- обезбедување ефикасна примена на законите, прописите, правилата и постапките за управување со човечките ресурси во институцијата,
- спроведување на постапки на вработување, унапредување и мобилност на административни службеници и други вработени во институцијата,
- остварување на права и обврски согласно законите, прописите, правилата и постапките за управување со човечките ресурси во институцијата,
- организирање и координирање на стручното усовршување и управувањето со учинокот на административните службеници, на давателите на јавни услуги и другите вработени во институцијата,
- подготовка на годишен план за вработување,
- спроведување на постапки за вработување и унапредување,
- следење на вертикалната и хоризонтална мобилност на вработените,
- водење персонална евиденција и управување со личните податоци на вработените,
- подготвувка на одлуки, решенија, договори, спогодби поврзани со регулирање на правата и должностите на вработените согласно законската и подзаконска регулатива и колективен договор,
- подготвка на функционална анализа и Правилник за систематизација на работни места и Правилник за внатрешна организација, нивна измена и дополнување,
- управување со ЕСМЧР,
- изработка на годишна програма за стручно усовршување на административните службеници,
- изработка на План за континуиран професионален развој за давателите на јавни услуги,
- издава и води евиденција за издадени службени легитимации на стручните работници,
- се подготвуваат одговори на тужби, жалби и други правни поднесоци,
- се врши подготовка на одговори за давање мислење по иницијативи за покренати постапки пред судски органи,
- се развива соработка со Народниот правобранител, судовите, основното јавно правобранителство и другите државни органи,
- се врши застапување на установата пред судовите во СРМ,
- се подготвуваат други правилници кои произлегуваат од работата на установата,
- се подготвуваат одлуки, решенија, договори, спогодби од надлежност на установата,
- постапување по претставките и предлозите поднесени од физички и правни лица, што се однесуваат на работата на установата,
- се изготвува извештаи, информации, анализи и други материјали кои се однесуваат на претставките и предлозите на физичките и правните лица што се однесуваат на работата на установата,
- се води евиденција на претставките и предлозите кои се поднесуваат за работата на установата
- континуирано се следат прописите со кои се уредуваат прашањата од областа на претставките и предлозите,
- изготвување на внатрешни прописи за заштита на личните податоци и документацијата за техничките и организациони мерки за обезбедување на тајност и заштита на обработката на личните податоци,
- усогласување на внатрешните прописи за заштита на личните податоци и со документацијата за технички и организациони мерки за обезбедување тајност и заштита на обработката на личните податоци со законот и со прописите донесени врз основа на законот за обработката на личните податоци,
- изработка и грижа за спроведување на Планот за јавни набавки,
- следење на законските прописи во областа на набавките и правилна примена на истите,
- следење на склучувањето на договорите и реализацијата на истите според законот за јавните набавки,
- сметководствено евидентирање на основните средства на субјектот, евидентирање и наплата на побарувањата и евидентирање и плаќање на достасаните обврски,
- спроведување на сметководствено евидентирање за извршување на буџетот/финансискиот план и подготвувањето на годишна сметка (биланс на состојба, биланс на приходите и расходите, контролиран биланс на капиталниот имот, биланс на задолжување и белешки/образложение кон финансиските извештаи),
- ex ante сметководствена контрола на целокупната документација пред да се изврши плаќањето, согласно пишаните процедури за сметководствените процеси,
- изготвува налози за плаќање, секојдневно водење на благајнички работи и трезор, како и пресметка и исплата на платите на вработените,
- спроведува навремено, точно и целосно евидентирање на плаќања во финансиско сметководство
- буџетско и финансиско известување по сметки,
- контрола на извршувањето на буџетот,
- следи навремено плаќање на расходите во согласно со процедурите за преземање на обврските и извршување на плаќање,
- следење на реализацијата на договорите за јавни набавки и спроведување ex post финансиска контрола на комплетноста и исправноста на целокупната документација со која се врши плаќање на истите,
- следење и примена на законската регулатива (закони, подзаконски акти, прописи, стандарди упатства) од областа на финансиското управување и контрола,
- составувањето, примањето, ликвидирањето и контролата на сметководствените исправи,
- усогласувањето на средствата и изворите на средствата на сметководствената состојба со вистинската состојба,
- пресметувањето на амортизацијата и ревалоризацијата,
- спроведување ex ante и ex post финансиска контрола - контрола на комплетноста и исправноста на целокупната финансиска документација,
- се грижи за обезбедување на установата со основните средства за работа, инвентар, евидентирање и издавање на потрошен канцелариски материјал, потрошен материјал за техничка опрема, средства за хигиена и други средства за работа, програмско водење евиденција (картици) за примениот и издадениот потрошен материјал,
- се грижи за одржување на хигиената во објектите на установата,
- се грижи за возниот парк на установата, негово одржување и користење за службени потреби
- соработува со другите служби
